Waarom dit initiatiefvoorstel?
Er is sprake van een veranderende rol van de samenleving bij initiatieven van de gemeente of eigen initiatieven. Als wordt gekeken hoe op dit moment hier invulling aan wordt gegeven door de gemeente dan denken we dat het anders en beter kan. Daar hebben we ideeën over die we graag met de raad willen delen.
Het komt helaas te vaak voor dat plannen worden ontwikkeld en uitgevoerd zonder dat voor de inwoners, bedrijven en andere belanghebbenden helder is wat hun rol is in de besluitvorming.
We willen er daarbij op wijzen dat:
Het helaas te vaak voorkomt dat er wel een vorm van inspraak plaatsvindt maar niet duidelijk is wat ermee gedaan wordt.
- De titel “gekwalificeerd adviesrecht” bepaalde verwachtingen wekt.
- Er geen of onvoldoende terugkoppeling plaatsvindt van de geleverde input.
- Van tevoren niet wordt aangegeven welke invloed inwoners, bedrijven en andere belanghebbenden hebben.
- Er regelmatig te weinig tijd is om een inhoudelijke reactie te geven met alle irritaties van dien.
- Plannen tussentijds worden gewijzigd zonder dat men hiervan op de hoogte wordt gesteld.
- Men niet altijd beschikt over voldoende expertise om plannen en tekeningen goed te doorgronden.
Het gevolg is dat men het gevoel heeft niet serieus te worden genomen. Er ontstaat de indruk dat de gemeente plannen “er doorheen drukt” met alle gevolgen van dien. Dat willen we niet en het leidt alleen maar tot ongenoegens en irritaties bij betrokkenen. We willen dat illustreren aan de hand van een paar recente voorbeelden:
- De reactie van de klankbordgroep spoorzone, die graag gebruik wil maken van het zgn. “gekwalificeerd adviesrecht”. Er wordt echter bijna geen tijd geboden hieraan te voldoen. In de periode van 13 juni tot 16 juni 2019 wordt een advies verwacht over de locatiematrix Een document bestaande uit 109 pagina’s.
- Procedure rondom bestemmingsplan Besterdring 235 (Blauwe gebouw).
- Onduidelijkheid bij inwoners over Invoering parkeerregulering.
- Besluitvorming Renova/Leyhoeve
We hebben nagedacht over hoe we dat zouden kunnen veranderen en hebben onze ideeën neergelegd in dit initiatiefvoorstel. We willen daar graag met de gemeenteraad over debatteren.
Onze missie nader toegelicht.
We hebben dit initiatiefvoorstel als slogan meegegeven:
“Tilburg van buiten naar binnen”.
Hiermee geven we aan dat we onze inwoners, bedrijven en belanghebbenden serieus nemen door hen vooraf mee te laten denken bij de totstandkoming en realisatie van allerlei plannen en hun invloed en betrokkenheid zo maximaal mogelijk te laten zijn.
De samenleving is in beweging. De inwoners zijn mondiger geworden en willen steeds meer invloed uitoefenen op de beleidsontwikkelingen van de gemeente en hun eigen leef- en woon- en werkomgeving. Daarnaast staat zelfredzaamheid centraal waarbij de inwoners zich maximaal moeten inspannen om vanuit de eigen verantwoordelijkheid in hun eigen behoeften te voorzien. Lokaal Tilburg ontleent zijn bestaansrecht aan het zorg dragen van een maximale betrokkenheid en invloed van onze inwoners, bedrijven en andere belanghebbenden:
- Inwoners: de inwoners van de gemeente die invloed willen uitoefenen op hun eigen woon- woon- werk- en leefomgeving en daarbij betrokken bij willen zijn.
- Bedrijven: dragen zorg voor de werkgelegenheid en willen invloed uitoefenen op het vestigingsklimaat van de gemeente.
Andere belanghebbenden zijn het maatschappelijk middenveld en instellingen: het gaat dan om verenigingen, dorps- en wijkraden, corporaties, instellingen et cetera. Het zijn representanten van onze inwoners, die ook invloed willen uitoefenen op de woon- werk- en leefomgeving maar ook betrokken zijn bij beleidsmatige thema’s, zoals omgevingsbeleid, volkshuisvestingsbeleid, milieu – en duurzaamheidsbeleid, participatiebeleid etc.
De inwoners, bedrijven en andere belanghebbenden hebben vaak goede ideeën en we moeten hen tijdig de mogelijkheid geven deze naar voren te brengen. De gemeente moet dan kijken op welke wijze ze mee kan werken aan de realisatie hiervan. Zeker gezien de dynamiek van de ontwikkelingen en veranderingen moeten we dicht bij elkaar blijven en duidelijkheid aan elkaar geven over onze rollen. We spreken over verwachtingenmanagement en daar mogen geen misverstanden over zijn. Door hier vooraf helder over te zijn weet iedereen waar hij aan toe is en hoe te handelen.
In het kader van invloed en betrokkenheid van onze inwoners, bedrijven en belanghebbenden is het ook belangrijk dat we één en dezelfde taal spreken. Daar wordt mee bedoeld dat de raad, het college en de ambtelijke organisatie het niet alleen eens zijn over de richting en de koers, maar daar ook hetzelfde onder verstaan en dat ook uitstralen naar buiten. We moeten vermijden dat er ruis op de lijn komt door andere uitingen te geven aan dezelfde doelen.
De conclusie is dat het maatschappelijk denken straks een natuurlijk onderdeel uitmaakt van ons DNA. In dit verandertraject geven we aan op welke wijze we hier invulling aan willen geven.
Centraal staat hoe de gemeente bij de ontwikkeling van plannen en de uitvoering vooraf duidelijkheid geeft over de rollen van onze inwoners, bedrijven en andere belanghebbenden. Deze hele problematiek van tijdige en juiste betrokkenheid en invloed heeft ons als Lokaal Tilburg de laatste tijd bezig gehouden. We moeten ons daarbij beseffen dat onze rol als raad ook anders wordt.
Rollen van de gemeente.
Lokaal Tilburg wil graag de beweging maken naar de inwoners en vanuit inwonersparticipatie gaan denken. Dat is de omslag van buiten naar binnen met een andere rol voor de gemeente. Daar moet invulling aan worden gegeven door de beweging naar buiten te maken. De gemeente dient naar onze mening in deze manier van denken de volgende twee rollen centraal te stellen:
- De netwerkende gemeente: de gemeente zoekt aansluiting bij wat er in de samenleving leeft en gebeurt. Sturing gebeurt niet door de door de gemeente bedachte oplossing naar buiten te brengen maar door de samenleving zelf een deel van de oplossing te laten zijn. De gemeente heeft verbondenheid en verwevenheid met het netwerk, als één van de spelers tussen de andere spelers.
- De responsieve gemeente: het gaat hier om initiatieven vanuit de samenleving. Door hen worden zelf kwesties gesignaleerd waar ze mee aan de slag gaan, omdat ze het zelf belangrijk vinden. De gemeente heeft een meer bescheiden faciliterende rol ten aanzien van deze initiatieven. Een mooi voorbeeld is de wijze waarop de inwoners van Tilburg-Noord zelf mogen zeggen hoe hun wijk er in 2014 uitziet. Een goed initiatief.
In beide rollen is het belangrijk vooraf helderheid te hebben over de rollen die een ieder vervult. Daar horen ook de kaders bij waar we ons aan moeten houden zoals wetten en regels, verordeningen en vastgestelde beleidsregels. Dat voorkomt misverstanden en vanaf het begin worden de verwachtingen goed gemanaged (In het voorbeeld van Tilburg- Noord is het van belang dat de gemeente van tevoren aangeeft welke kaders gelden – wet- en regelgeving, vastgesteld beleid etc – zodat de betrokkenen weten waar ze aan toe zijn).
We moeten de rollen ook periodiek monitoren om te beoordelen of we blijven voldoen aan de verwachtingen die we van elkaar hebben. Dat betekent ook tijdig bijsturen bij zich wijzigende omstandigheden.
Ook het (achteraf) evalueren van een proces is hier onlosmakelijk onderdeel van. Door het evalueren van processen komen eventuele valkuilen aan het licht. Hier kunnen we lering uit trekken en een zelfde proces volgende keer op een andere wijze insteken.
Lokaal Tilburg wil graag dat de raad nauw betrokken is bij het thema inwonersparticipatie. Om tot goede en gedragen oplossingen te komen, trechteren we de participatie naar een heldere uitdaging. Het vertrekpunt en de verwachtingen van de raad en het college zijn dan gelijk.
De uitdaging is hoe we inwoners, raad, college en ambtelijke organisatie gaan verbinden door maximaal gebruik gemaakt te maken van de kracht en de expertise van een ieder. Dat vereist een andere rol van de gemeente die meer aansluit bij de behoeften in de samenleving.
Doelstelling.
Het doel van inwonersparticipatie is om, in samenspraak met inwoners, bedrijven en andere belanghebbenden van Tilburg, te komen tot een flexibele en efficiënte relatie c.q. verbinding waarin samenwerking met gebundelde kracht en expertise bijdragen aan een goede woon-, leef en werkklimaat in Tilburg.
Het principe van “u vraagt wij draaien” is in het kader van inwonersparticipatie niet het uitgangspunt maar de maximalisering van inwonersparticipatie. Natuurlijk moet rekening worden gehouden met te stellen kaders en zal het dus ook voorkomen we “neen” moeten verkopen. Daarbij moeten de juiste argumenten worden gebruikt. In het te doorlopen traject van inwonersparticipatie is dit een van de kernthema’s die te maken hebben met gedragsverandering.
We willen als Lokaal Tilburg het proces van inwonersparticipatie samen met de raad vormgeven, waarbij openheid en transparantie, betrokkenheid, het gezamenlijk optrekken, elkaar op de hoogte houden van belangrijke ontwikkelingen, begrip en respect tonen voor elkaars opvattingen en standpunten allemaal zaken zijn die we centraal stellen in onze manier van handelen.
Het voorstel.
We willen graag het proces van inwonersparticipatie versterken en borgen. Een maximaal eindresultaat bereiken we door uit te gaan van de volgende aanpak:
- Vóórdat we met een project starten gaan we met de ambtelijke organisatie, college, politiek en alle externe belanghebbenden heldere afspraken gemaakt over de rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Daar mogen geen misverstanden over bestaan.
- Op het einde van het project vindt een eindevaluatie plaats en we komen, hopelijk, tot de conclusie dat we met z’n allen de vooraf geformuleerde rollen goed hebben ingevuld. M.a.w. het proces is naar wens verlopen en hebben het resultaat bereikt dat we hebben geformuleerd. Overigens we kunnen nooit vermijden dat een persoon/groep zich onvoldoende gehoord vindt maar we moeten wel vooraf een zo goed mogelijk beeld hebben van alle belanghebbenden en hen ook bij het traject betrekken. Nogmaals het proces moet helder zijn ook al is de uitkomst niet tot ieders tevredenheid.
- We stellen ons voor met startnotities inwonersparticipatie te gaan werken als sprake is van verschillende belangen en belangentegenstellingen tussen partijen. In deze startnotities inwonersparticipatie worden 7 W- vragen beantwoord:
- Wat willen we bereiken?,
- Wat gaan we ervoor doen?
- Wie gaan we erbij betrekken?
- Wat zijn de kaders?
- Wat zijn de risico’s?
- Wat is de planning?
- Wat mag het kosten?
Inwonersparticipatie heeft veel raakvlakken met andere (te verwachten) ontwikkelingen zoals: wijk- en kerngericht werken, gebiedsgericht werken, dienstverlening, invoering Omgevingswet.
Hieraan kleven aspecten met betrekking tot zowel de structuur als de cultuur van de gemeente. Vooral de culturele aspecten, het veranderen van gedrag en houding, vergen veel aandacht en tijd.
We hebben het voorgaande uitgewerkt in een startnotitie inwonersparticipatie (zie bijlage), dat als hulpmiddel kan worden gebruikt bij projecten met vele belangen.
Naast het proces maakt de nieuwe manier van werken onderdeel uit van ons DNA. We geven op een natuurlijke wijze vanuit ons dagelijks doen de samenleving vanaf het begin af aan een rol die aansluit op de maximale inbreng die geleverd kan worden.
Inwonersparticipatie is geen onderwerp meer maar maakt onderdeel uit van ons dagelijks werk. We hopen dat de raad en het college bereid zijn deze startnotitie inwonersparticipatie over te nemen waardoor we ook met een uniforme manier van werken naar eenieder toe vooraf helderheid geven.
Conclusie.
We willen als Lokaal Tilburg samen met de raad invulling geven aan de inwonersparticipatie. Dat betekent een gedragsverandering van ons allemaal; ambtenaren, college en raad. We denken dat we onze inwoners en andere belanghebbenden veel directer maar vooral ook tijdig moeten betrekken bij de dingen waar we mee bezig zijn. Geef aan wat hun rol is zodat ze weten waar ze aan toe zijn. De verwachtingen managen en daardoor misverstanden en ongenoegens voorkomen is ons uitgangspunt.
We willen graag met de raad in debat gaan over onze ideeën en doen dat met de slogan:
“Tilburg van buiten naar binnen”.
We hebben onze gedachte nader uitgewerkt in dit initiatiefvoorstel van buiten naar binnen en doen een concreet voorstel aan de raad:
Geef het college de opdracht te gaan werken met startnotities als versterking en borging van inwonersparticipatie.
Bijlage: Startnotitie Inwonersparticipatie.
a. De aanleiding.
We denken dat het belangrijk is dat vóórdat een project in het kader van inwonersparticipatie echt start een startnotitie wordt opgesteld die ingaat op een aantal relevante onderwerpen. Het gaat dan om alle projecten waarbij de inwoner of andere belanghebbende op enigerlei wijze betrokken is. Het moet vooraf helder zijn welke partijen er allemaal op welk moment worden betrokken zowel intern als extern en wat hun rol is.
b. Het format.
Het format Startnotitie Bestuurlijke Vernieuwing bestaat uit de volgende onderdelen:
1. Beantwoording van de Waarom- vraag?
- Bij de beantwoording van de Waarom- vraag gaat het om het brede doel van het gehele project en niet om de doelen van een aantal deelprojecten.
- De hoofdvraag valt uiteen in de volgende deelvragen:
- Wat willen we met de uitvoering van het project bereiken of anders geformuleerd welke maatschappelijke effecten hebben we voor ogen?
- Welke doelen willen we bereiken? Hoe concreter deze worden ingevuld hoe beter.
- Wat is het eindresultaat?
2. Wat gaan we daarvoor doen?
We brengen in beeld wat we moeten doen om onze doelen te realiseren. Het gaat dan niet om een gedetailleerde beschrijving van activiteiten maar om de hoofdactiviteiten c.q. de deelprojecten.
3. Wie gaan we erbij betrekken?
We gaan nader in op de verschillende stakeholders zowel binnen als buiten organisatie en tevens wordt aangegeven welke rol zij hebben en welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Men moet zich bewust zijn van de rol en daar vooraf duidelijk over zijn. Het betekent voor iedereen een ander gedrag en houding en heeft ook invloed op een aantal vaardigheden. De inwoner moet serieus worden genomen en er echt toe doen.
Hierbij wordt uitgegaan van het volgende onderscheid:
- De inwoners, bedrijven en andere belanghebbenden.
- De gemeenteraad.
- Het college.
- De ambtelijke organisatie.
Van elk orgaan wordt aangegeven wat hun rol is en hoe daar invulling aan wordt gegeven. Dit is de kern van inwonersparticipatie met als doel vooraf helder en duidelijk te zijn wat ieders rol is om naderhand misverstanden te voorkomen.
Bij inwonersparticipatie gaat het om de toepassing van de zgn. C- factor of anders gesteld de beïnvloeding van het menselijk gedrag gericht op een omgevingsgerichte manier van denken, werken en communiceren. De medewerkers zijn de ambassadeurs van de organisatie bij het realiseren van een optimale samenwerking met de omgeving. We moeten ons goed kunnen verplaatsen in de ander, weten wat er leeft en speelt en zicht hebben op de belangen en de
behoeften om daar vervolgens op in te spelen. We gaan bij de inwoners, bedrijven en de andere belanghebbenden nader in op de rollen en de invulling daarvan zodat de verwachtingen worden gemanaged. Daarbij kunnen de volgende rollen worden onderscheiden:
- Meeweten
- Meedenken
- Meewerken
- Meebeslissen
4. Wat zijn de kaders?
Vooraf moet duidelijk zijn aan welke kaders we ons moeten houden. Het gaat dan om de toepassing van wetten en regels, verordeningen en besluiten die door de gemeenteraad zijn genomen. Deze moeten ook bekend zijn bij de partijen die deelnemen aan het proces. Ze weten dan ook waar ze zicht aan te houden hebben bij het indienen van ideeën en plannen.
5. Wat zijn de risico’s/beheersmaatregelen?
We maken daarbij een onderscheid in de volgende risico’s en daaraan gerelateerd de beheersmaatregelen:
Maatschappelijke risico’s
-
- Inwoners, bedrijven en andere belanghebbenden zijn het niet eens met het proces of de (tussentijdse) resultaten en gaan andere bewegingen organiseren. Dit kan worden voorkomen door vooraf heldere afspraken te maken en te zorgen voor een adequate informatie-uitwisseling gedurende het hele proces.
- Inwoners voelen zich niet vertegenwoordigd door de wijk- dorpsraden en andere vertegenwoordigende lichamen. Ze hebben de neiging zelf het initiatief te nemen door bv. rechtstreeks contact op te nemen met de bestuursorganen (college- of raadsleden). Dat kan voorkomen worden door vanaf de start van een traject ook anderen dan de vertegenwoordigende lichamen uit te nodigen mee te denken en werken aan de realisatie van een bepaald thema.
Politieke risico’s
De politiek heeft last van de medebeslissingsmacht van de samenleving en acht zich niet gebonden aan de uitkomsten. Over de thema’s waarbij de samenleving wordt ingeschakeld zal vooraf de raad worden geïnformeerd zodat ook zij op de hoogte zijn van het te doorlopen proces en de door partijen te vervullen rollen.
Bestuurlijke risico’s
- De raad vindt dat het college op de stoel van de raad gaat zitten, beslissingen neemt zonder de raad daarin te kennen of onvoldoende informatie verstrekt. Bij de behandeling van een thema zal vooraf duidelijk worden gemaakt wat de rol is van de raad en het college en ook wordt aangegeven hoe invulling wordt gegeven aan de informatieverstrekking aan de raad over de stand van zaken en voortgang van het thema.
- Het college is als bestuur verantwoordelijk voor de uitvoering van dit proces. De bestuurdersrol moet niet verward worden met de managementrol en uitvoeringsrol van de ambtelijke organisatie. Ook hiervoor geldt dat vooraf duidelijk wordt aangegeven wat de rol is van het college en de ambtelijke organisatie en hoe en met welke frequentie informatie-uitwisseling plaatsvindt over de stand van zaken en de voortgang van het project.
Ambtelijke risico’s.
Voor het traject van inwonersparticipatie moet voldoende ambtelijke capaciteit beschikbaar worden gesteld. Daarbij gaat het om een andere manier van denken en werken. Indien onvoldoende capaciteit wordt ingezet loopt of het traject vertraging op of komen we tot de conclusie dat we niet geslaagd zijn in de realisatie van onze doelstellingen.
Financiële risico’s.
De Uitvoering van de hiervoor beschreven beweging vergt vooral ambtelijke capaciteit en als geen capaciteit kan worden vrijgemaakt zal een budget beschikbaar moeten worden gesteld.
Wat is de planning ?
In de planning is opgenomen wanneer een project start, wanneer verschillende fasen worden afgerond, op welke momenten er tussentijds wordt teruggekoppeld en op welk moment het gehele project is afgerond. Vanuit de inwonersparticipatie is het belangrijk aan te geven op welke momenten terugkoppeling plaatsvindt naar de inwoners en andere belanghebbenden over de tussentijdse resultaten en het eindresultaat Deze momenten kunnen worden benut om tot aanpassing over te gaan als de omstandigheden zich wijzigen. Er is sprake van een dynamisch proces dat op een interactieve wijze met de partners wordt ingevuld.
Binnen de planning wordt uitgegaan van de volgende fasering:
- Welke deelproducten worden wanneer gerealiseerd en aan wie worden deze aangeboden?
- Op welke momenten is er sprake van een tussentijdse evaluatie en aan wie wordt deze aangeboden? (minimaal 1 keer per jaar). De tussentijdse evaluatie kan worden gebruikt om bij te sturen bij zich wijzigende omstandigheden.
- Wanneer is het project afgrond en deze afronding gaat vergezeld van een eindevaluatie? In deze eindevaluatie wordt aangegeven of we de doelen hebben gerealiseerd en of het proces naar wens is verlopen.
- Wat mag het kosten? Aangegeven wordt wat de kosten/ baten zijn van het project en op welke wijze de kosten gedekt zijn in de begroting. Een verdeling naar de kostensoorten is gewenst en daarbij gaat het om de loonkosten, kosten inhuur en materiële kosten.