Invulling van de democratie vanuit Lokaal Tilburg.

Inleiding.

De samenleving is in beweging. De inwoners zijn mondiger geworden en willen steeds meer invloed uitoefenen op de beleidsontwikkelingen van de gemeente en hun eigen leef- en woonomgeving. Daarnaast staat zelfredzaamheid centraal waarbij de inwoners zich maximaal moeten inspannen om vanuit de eigen verantwoordelijkheid in hun eigen behoeften te voorzien.

Lokaal Tilburg ontleent zijn bestaansrecht aan het zorg dragen van een maximale betrokkenheid van onze inwoners en andere belanghebbenden:

  • Inwoners: de inwoners van de gemeente die invloed willen uitoefenen op hun eigen woon- en leefomgeving en daarbij betrokken bij willen zijn.
  • Andere belanghebbenden zijn het maatschappelijk middenveld en instellingen: het gaat dan om verenigingen, dorps- en wijkraden, corporaties, instellingen et cetera. Het zijn representanten van onze inwoners, die ook invloed willen uitoefenen op de woon- en leefomgeving maar ook betrokken zijn bij beleidsmatige thema’s, zoals omgevingsbeleid, volkshuisvestingsbeleid, milieu – en duurzaamheidsbeleid, participatiebeleid etc.

De inwoners/andere belanghebbenden hebben vaak goede ideeën en we moeten hen tijdig de mogelijkheid geven deze naar voren te brengen. De gemeente moet dan kijken op welke wijze ze mee kan werken aan de realisatie hiervan. Zeker gezien de dynamiek van de ontwikkelingen en veranderingen moeten we dicht bij elkaar blijven en duidelijkheid aan elkaar geven over onze rollen. We spreken over verwachtingenmanagement en daar mogen geen misverstanden over zijn. Door hier vooraf helder over te zijn weet iedereen waar hij aan toe is en hoe te handelen.

De hele problematiek van tijdige en juiste betrokkenheid van onze inwoners en andere belanghebbenden heeft ons als Lokaal Tilburg de laatste tijd bezig gehouden. Dat is gebaseerd op de wijze waarop op dit moment hier invulling aan wordt gegeven door de gemeente. Het komt helaas te vaak voor dat plannen worden ontwikkeld en uitgevoerd zonder dat voor de inwoners en andere belanghebbenden helder is wat hun rol is. Het geeft – soms- de indruk dat de gemeente plannen “er doorheen drukt” met alle gevolgen van dien. Dat willen we niet en het leidt alleen maar tot ongenoegens en irritaties bij betrokkenen.

We hebben nagedacht over hoe we dat zouden kunnen veranderen en hebben onze ideeën neergelegd in deze nota. We willen daar graag met de gemeenteraad over debatteren.

We hebben deze nota als slogan meegegeven: “Tilburg van buiten naar binnen” en geven hiermee aan dat we vanuit onze inwoners en belanghebbenden moeten gaan denken en kijken hoe we hen zo goed mogelijk kunnen ondersteunen en faciliteren.

In het kader van de betrokkenheid van onze inwoners en belanghebbenden is het ook belangrijk dat we één en dezelfde taal spreken. Daar wordt mee bedoeld dat de raad, het college en de ambtelijke organisatie het niet alleen eens zijn over de richting en de koers, maar daar ook hetzelfde onder verstaan en dat ook uitstralen naar buiten. We moeten vermijden dat er ruis op de lijn komt door andere uitingen te geven aan dezelfde doelen.

De conclusie is dat het maatschappelijk denken straks onderdeel uitmaakt van ons DNA. In dit verandertraject geven we aan op welke wijze we hier invulling aan willen geven.

Rollen van de gemeente.

Lokaal Tilburg wil graag de beweging maken naar de inwoners en vanuit burger- en overheidsparticipatie gaan denken. Dat is de omslag van buiten naar binnen met een andere rol voor de gemeente. Daar moet invulling aan worden gegeven door de beweging naar buiten te maken. De gemeente dient naar onze mening in deze manier van denken de volgende twee rollen centraal te stellen:

  • De netwerkende gemeente: de gemeente zoekt aansluiting bij wat er in de samenleving leeft en gebeurt. Sturing gebeurt niet door de door de gemeente bedachte oplossing naar buiten te brengen maar door de samenleving zelf een deel van de oplossing te laten zijn. De gemeente heeft verbondenheid en verwevenheid met het netwerk, als één van de spelers tussen de andere spelers.
  • De responsieve gemeente: het gaat hier om initiatieven vanuit de samenleving. Door hen worden zelf kwesties gesignaleerd waar ze mee aan de slag gaan, omdat ze het zelf belangrijk vinden. De gemeente heeft een meer bescheiden faciliterende rol ten aanzien van deze initiatieven.

In beide rollen is het belangrijk vooraf helderheid te hebben over de rollen die een ieder vervult. Daar horen ook de kaders bij waar we ons aan moeten houden zoals wetten en regels, verordeningen en vastgestelde beleidsregels. Dat voorkomt misverstanden en vanaf het begin worden de verwachtingen goed gemanaged. We moeten de rollen ook periodiek monitoren om te beoordelen of we blijven voldoen aan de verwachtingen die we van elkaar hebben. Dat betekent ook tijdig bijsturen bij zich wijzigende omstandigheden.

Ook het (achteraf) evalueren van een proces is hier onlosmakelijk onderdeel van. Door het evalueren van processen komen eventuele valkuilen aan het licht. Hier kunnen we lering uit trekken en een zelfde proces volgende keer op een andere wijze insteken.

Lokaal Tilburg wil graag dat de raad nauw betrokken is bij het thema overheidsparticipatie. Om tot goede en gedragen oplossingen te komen, trechteren we de participatie naar een heldere uitdaging. Het vertrekpunt en de verwachtingen van de raad en het college zijn dan gelijk.

De uitdaging is hoe we inwoners, bestuur (college en raad) en ambtelijke organisatie gaan verbinden met lokale initiatieven zodat maximaal gebruik gemaakt wordt van de kracht en de expertise van een ieder. Dat vereist een andere rol van de gemeente die aansluit bij de behoeften in de samenleving.

We praten niet over burgerparticipatie maar over overheidsparticipatie omdat dit de essentie van ons denken aangeeft. Het gaat er namelijk om hoe wij als overheid participeren in de initiatieven van de samenleving. Onverlet het feit dat de gemeente als overheid ook beleid moet ontwikkelen zonder dat er sprake is van een initiatief van een inwoner maar waarbij de inwoner wel betrokken gaat worden.

Doelstelling.

Het doel van overheidsparticipatie is om, in samenspraak met inwoners en andere belanghebbenden van Tilburg, te komen tot een flexibele en efficiënte relatie c.q. verbinding waarin samenwerking met gebundelde kracht en expertise bijdragen aan een goede woon-, leef en werkklimaat in Tilburg.

Het moet een vanzelfsprekendheid worden in de gemeente Tilburg dat:

  • publieke vraagstukken binnen de gemeenschap (straat, wijk, kern, dorp of gemeente) op initiatief van de gemeenschap worden aangepakt en dat de gemeentelijke overheid dit initiatief ondersteunt en faciliteert, afhankelijk van de behoefte;
  • voor het aanpakken van publieke vraagstukken door de gemeentelijke overheid de gemeenschap die het raakt betrokken gaat worden.
  • overheidsparticipatie onderdeel uitmaakt van ons natuurlijk maatschappelijk denken, ons DNA.

Het principe van “u vraagt wij draaien” is in het kader van overheidsparticipatie niet het uitgangspunt maar de maximalisering van overheidsparticipatie. Natuurlijk moet rekening worden gehouden met te stellen kaders en zal het dus ook voorkomen we “neen” moeten verkopen. Daarbij moeten de juiste argumenten worden gebruikt. In het te doorlopen traject van overheidsparticipatie is dit een van de kernthema’s die te maken hebben met gedragsverandering.

We willen als Lokaal Tilburg het proces van overheidsparticipatie samen met de raad vormgeven, waarbij openheid en transparantie, betrokkenheid, het gezamenlijk optrekken, elkaar op de hoogte houden van belangrijke ontwikkelingen, begrip en respect tonen voor elkaars opvattingen en standpunten allemaal zaken zijn die we centraal stellen in onze manier van handelen.

Het eindresultaat.

Het gewenste eindresultaat willen we als volgt formuleren:

We hebben voordat we met een project starten als met zowel de ambtelijke organisatie, bestuur, politiek en alle externe belanghebbenden heldere afspraken gemaakt over de rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Daar mogen geen misverstanden over bestaan.

Op het einde van het project vindt een eindevaluatie plaats en we komen tot de conclusie dat we met z’n allen de vooraf geformuleerde rollen goed hebben ingevuld. M.a.w. het proces is naar wens verlopen. Overigens we kunnen nooit vermijden dat een persoon/groep zich onvoldoende gehoord vindt maar we moeten wel vooraf een zo goed mogelijk beeld hebben van alle belanghebbenden en hen ook bij het traject betrekken. Nogmaals het proces moet helder zijn ook al is de uitkomst niet tot ieders tevredenheid.

Naast het proces maakt de nieuwe manier van werken onderdeel uit van ons DNA. We geven op een natuurlijke wijze vanuit ons dagelijks doen de samenleving vanaf het begin af aan een rol die aansluit op de maximale inbreng die geleverd kan worden. Overheidsparticipatie is geen onderwerp meer maar maakt onderdeel uit van ons dagelijks werk.

De invulling: startnotities.

We stellen ons voor met startnotities te gaan werken. In deze startnotities worden allereerst 7 W- vragen beantwoord:

  • Wat willen we bereiken?
  • Wat gaan we ervoor doen?
  • Wie gaan we erbij betrekken?
  • Wat zijn de kaders?
  • Wat zijn de risico’s?
  • Wat is de planning?
  • Wat mag het kosten?

In deze laatste vraag gaan we nader in op de verschillende stakeholders zowel binnen als buiten organisatie en wordt tevens aangegeven welke rol zij hebben en welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Ook wordt aandacht besteed aan de planning van het project in de tijd en wordt ook aangegeven op welke momenten over de voortgang wordt gerapporteerd met de mogelijkheid te kunnen bijsturen als de omstandigheden zich wijzigen.

Op het einde van het project vindt een eindevaluatie plaats en gaan we na of we de vooraf geformuleerde doelen hebben gerealiseerd en de rollen goed hebben ingevuld.

In bijlage 1 hebben we een format opgesteld waaraan de startnotities moeten voldoen.

Overheidsparticipatie heeft veel raakvlakken met andere (te verwachten) ontwikkelingen zoals: wijk- en kerngericht werken, gebiedsgericht werken, dienstverlening, invoering omgevingswet.

Hieraan kleven aspecten met betrekking tot zowel de structuur als de cultuur van de gemeente in Vooral de culturele aspecten, het veranderen van gedrag, vergen veel aandacht en tijd.

Het betrekken van de samenleving bij publieke vraagstukken wordt vorm gegeven door samen te denken, samen – mede- te beslissen en samen te doen. Publieke vraagstukken gaan echter altijd over belangen en belangentegenstellingen tussen partijen. Altijd moeten keuzes en belangenafwegingen gemaakt worden door alle partijen.

Het (mee)beslissen maakt in principe inbreuk op de beslissingsmacht van de raad en/of het college. Daar mogen geen misverstanden over bestaan. Door vooraf helderheid te geven over de kaderstelling en de rollen die door de partijen worden in gevuld wordt dit voorkomen. Aan de rollen zijn bevoegdheden en verantwoordelijkheden gekoppeld.

Het (mee)doen bij de uitvoering van plannen betekent een andere inzet en houding van de ambtelijke capaciteit. Men moet zich daarvan bewust zijn en invulling geven aan een andere manier van uitvoering is essentieel.

Naast het benutten van de kansen zijn er verschillende risico’s die voorkomen moeten worden door tijdig maatregelen te treffen. Een onderscheid wordt gemaakt in de volgende belangrijke risico’s, waarbij tevens wordt aangegeven hoe deze kunnen worden voorkomen:

Maatschappelijke risico’s

  • Inwoners en andere belanghebbenden zijn het niet eens met het proces of de (tussentijdse) resultaten en gaan andere bewegingen organiseren. Dit kan worden voorkomen door vooraf heldere afspraken te maken en te zorgen voor een adequate informatie-uitwisseling gedurende het hele proces.
  • Inwoners voelen zich niet vertegenwoordigd door de wijk- dorpsraden en andere vertegenwoordigende lichamen. Ze hebben de neiging zelf het initiatief te nemen door bv. rechtstreeks contact op te nemen met de bestuursorganen (college- of raadsleden). Dat kan voorkomen worden door vanaf de start van een traject ook anderen dan de vertegenwoordigende lichamen uit te nodigen mee te denken en werken aan de realisatie van een bepaald thema.

Politieke risico’s

  • De politiek heeft last van de medebeslissingsmacht van de samenleving en acht zich niet gebonden aan de uitkomsten. Over de thema’s waarbij de samenleving wordt ingeschakeld zal vooraf de raad worden geïnformeerd zodat ook zij op de hoogte zijn van het te doorlopen proces en de door partijen te vervullen rollen.

Bestuurlijke risico’s

  • De raad vindt dat het college op de stoel van de raad gaat zitten, beslissingen neemt zonder de raad daarin te kennen of onvoldoende informatie verstrekt. Bij de behandeling van een thema zal vooraf duidelijk worden gemaakt wat de rol is van de raad en het college en ook wordt aangegeven hoe invulling wordt gegeven aan de informatieverstrekking aan de raad over de stand van zaken en voortgang van het thema.
  • Het college is als bestuur verantwoordelijk voor de uitvoering van dit proces. De bestuurders rol moet niet verward worden met de management rol en uitvoeringsrol van de ambtelijke organisatie. Ook hiervoor geldt dat vooraf duidelijk wordt aangegeven wat de rol is van het college en de ambtelijke organisatie en hoe en met welke frequentie informatie-uitwisseling plaatsvindt over de stand van zaken en de voortgang van het project.

Ambtelijke risico’s.

  • Voor het traject van bestuurlijke vernieuwing moet voldoende ambtelijke capaciteit beschikbaar worden gesteld. Daarbij gaat het om een andere manier van denken en werken. Indien onvoldoende capaciteit wordt ingezet loopt of het traject vertraging op of komen we tot de conclusie dat we niet geslaagd zijn in de realisatie van onze doelstellingen.

Financiële risico’s.

  • De uitvoering van de hiervoor beschreven beweging vergt vooral ambtelijke capaciteit en als geen capaciteit kan worden vrijgemaakt zal een budget beschikbaar moeten worden gesteld.

Conclusie.

We willen als Lokaal Tilburg samen met de raad invulling geven aan de overheidsparticipatie. Dat betekent een gedragsverandering van ons allemaal; ambtenaren, college en raad. We denken dat we onze inwoners en andere belanghebbenden veel directer maar vooral ook tijdig moeten betrekken bij de dingen waar we mee bezig zijn. Geef aan wat hun rol is zodat ze weten waar ze aan toe zijn. De verwachtingen managen en daardoor misverstanden en ongenoegens voorkomen is ons uitgangspunt.

We hebben onze gedachte nader uitgewerkt in deze nota en hebben een concreet voorstel gedaan door te gaan werken met startnotities. We willen graag met de raad in debat gaan over onze ideeën en doen dat met de slogan:

“Tilburg van buiten naar binnen”.


Bijlage 1: Startnotitie Overheidsparticipatie.

De aanleiding.

We denken dat het belangrijk is dat vóórdat een project in het kader van overheidsparticipatie echt gaat starten een startnotitie wordt opgesteld die nader ingaat op een aantal relevante onderwerpen. Het gaat dan om alle projecten waarbij de inwoner of andere belanghebbende op enigerlei wijze betrokken is. Het moet vooraf helder zijn welke partijen er allemaal op welk moment worden betrokken zowel intern als extern en wat hun rol is. Per project zal worden beoordeeld of de startnotitie door het college of door de gemeenteraad moet worden vastgesteld. Dat is mede afhankelijk van de omvang en de complexiteit van het project.

Het format.

Het format Startnotitie Bestuurlijke Vernieuwing bestaat uit de volgende onderdelen:

Beantwoording van de Waarom- vraag?

Bij de beantwoording van de Waarom- vraag gaat het om het brede doel van het gehele project en niet om de doelen van een aantal deelprojecten.

De hoofdvraag valt uiteen in de volgende deelvragen:

  • Wat willen we met de uitvoering van het project bereiken of anders geformuleerd welke maatschappelijke effecten hebben we voor ogen?
  • Welke doelen willen we bereiken? Hoe concreter deze worden ingevuld hoe beter.
  • Wat is het eindresultaat?

Wat gaan we daarvoor doen?

We brengen in beeld wat we moeten doen om onze doelen te realiseren. Het gaat dan niet om een gedetailleerde beschrijving van activiteiten maar om de hoofdactiviteiten c.q. de deelprojecten.

Wie gaan we erbij betrekken?

Hierbij wordt uitgegaan van het volgende onderscheid:

  • De inwoners en andere belanghebbenden.
  • De gemeenteraad.
  • Het college.
  • De ambtelijke organisatie.

Van elk orgaan wordt aangegeven wat hun rol is en hoe daar invulling aan wordt gegeven. Dit is de kern van bestuurlijke vernieuwing met als doel vooraf helder en duidelijk te zijn wat ieders rol is om naderhand misverstanden te voorkomen.

Bij inwonersparticipatie gaat het om de toepassing van de zgn. C- factor of anders gesteld de beïnvloeding van het menselijk gedrag gericht op een omgevingsgerichte manier van denken, werken en communiceren. De medewerkers zijn de ambassadeurs van de organisatie bij het realiseren van een optimale samenwerking met de omgeving. We moeten ons goed kunnen verplaatsen in de ander, weten wat er leeft en speelt en zicht hebben op de belangen en de behoeften om daar vervolgens op in te spelen. We gaan bij de inwoners en de andere belanghebbenden nader in op de rollen en de invulling daarvan zodat de verwachtingen worden gemanaged. Daarbij kunnen de volgende rollen worden onderscheiden:

  • Meeweten
  • Meedenken
  • Meewerken en
  • Meebeslissen.

Wat zijn de kaders?

Vooraf moet duidelijk zijn aan welke kaders we ons moeten houden. Het gaat dan om de toepassing van wetten en regels, verordeningen en besluiten die door de gemeenteraad zijn genomen. Deze moeten ook bekend zijn bij de partijen die deelnemen aan het proces. Ze weten dan ook waar ze zicht aan te houden hebben bij het indienen van ideeën en plannen.

Wat zijn de risico’s?

We maken daarbij een onderscheid in de volgende risico’s:

  • Maatschappelijke risico’s.
  • Politieke risico’s.
  • Bestuurlijke risico’s.
  • Ambtelijke risico’s.
  • Financiële risico’s.

Naast het benoemen van de risico’s geven we aan of het mogelijk is beheersmaatregelen te treffen, die ervoor zorgen dat de risico’s (grotendeels) voorkomen kunnen worden.

Wat is de planning ?

  • Welke deelproducten worden wanneer gerealiseerd en aan wie worden deze aangeboden?
  • Op welke momenten is er sprake van een tussentijdse evaluatie en aan wie wordt deze aangeboden? (minimaal 1 keer per jaar). De tussentijdse evaluatie kan worden gebruikt om bij te sturen bij zich wijzigende omstandigheden.
  • Wanneer is het project afgrond en deze afronding gaat vergezeld van een eindevaluatie. In deze eindevaluatie wordt aangegeven of we de doelen hebben gerealiseerd en of het proces naar wens is verlopen.

In de planning is opgenomen wanneer een project start, wanneer verschillende fasen worden afgerond, op welke momenten er wordt teruggekoppeld en op welk moment het gehele project is afgerond. Vanuit de inwonersparticipatie is het belangrijk aan te geven op welke momenten terugkoppeling plaatsvindt naar de inwoners en andere belanghebbenden over de tussentijdse resultaten en het eindresultaat Deze momenten kunnen worden benut om tot aanpassing over te gaan als de omstandigheden zich wijzigen. Er is sprake van een dynamisch proces dat op een interactieve wijze met de partners wordt ingevuld.

Wat mag het kosten?

Aangegeven wordt wat de kosten/ baten zijn van het project en op welke wijze de kosten gedekt zijn in de begroting. Een verdeling naar de kostensoorten is gewenst en daarbij gaat het om de loonkosten, kosten inhuur en materiële kosten.

Dank u voor het delen!